ANEXA nr. 1
la REGULAMENTUL OFICIAL AL CAMPANIEI PROMOTIONALE
" Raffaello Valentine’s Day "
Campanie promotionala pentru consumatori
Perioada campaniei: 01- 19 februarie 2023
- Informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal -
1. Date privind operatorul de date cu caracter personal si imputernicitii sai
In vederea desfasurarii Campaniei, datele cu caracter personal ale Participantilor vor fi prelucrate de catre:
FERRERO ROMANIA S.R.L., cu sediul in str. Barbu Vacarescu nr. 201, Globalworth Tower, etaj 12, sectorul 2, Bucuresti, inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J40/7003/2006, CUI 18621132, atribut fiscal RO, telefon 021 528 22 00, fax 021 528 22 10 (denumita in continuare „Organizatorul” sau „Operatorul”), persoana juridica romana, in calitate de operator de date, prin intermediul urmatoarei agentii:
SMARTPOINT CONSULTING S.R.L., cu sediul in Bd. Splaiul Unirii nr. 33, bl. M4, sc. 1, et. 4, ap. 18, Bucuresti, Romania, inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J40/3792/2005, CUI 17290596, atribut fiscal RO, telefon + 4 031 805 3911, fax + 4 031 805 3913, in calitate de imputernicit al Operatorului (denumita in cele ce urmeaza „Agentia” sau “Imputernicitul 1”) si
LION COMMUNICATION SERVICES S.A., cu sediul social in Bucuresti, sector 1, str. Nicolae Iorga nr. 13, Corp A, etaj 3, camera 4, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J40/8531/2009, avand cod unic de inregistrare 25848554, in calitate de imputernicit al Operatorului (denumita in cele ce urmeaza “Imputernicitul 2”).
Datele de contact ale Operatorului, pentru nelamuriri sau exercitarea drepturilor de catre persoanele vizate cu privire la datele lor cu caracter personal, sunt urmatoarele:
FERRERO ROMANIA S.R.L., Departamentul de marketing adresa: str. Barbu Vacarescu nr. 201, Globalworth Tower, etaj 12, sectorul 2, Bucuresti, telefon: 021 528 22 20, email: privacy.romania@ferrero.com;
2. Categorii de date cu caracter personal prelucrate in cadrul Campaniei
Pentru a putea organiza Campania, extrage si valida castigatorul premiului oferit prin tragere la sorti si pentru a inmana Premiul, Organizatorul va prelucra de la Participanti, respectiv castigator, urmatoarele categorii de date cu caracter personal :
- Pentru Participantii la Campanie ce se inscriu prin SMS, vor fi prelucrate: numarul bonului fiscal si numarul de telefon de pe care se transmite mesajul de inscriere in Campanie.
- Pentru castigatorul premiului oferit prin tragere la sorti, in plus fata de cele de mai sus, vor fi prelucrate: numele si prenumele; confirmare privind varsta de cel putin 18 ani, adresa de livrare a premiului, semnatura (necesara la semnarea procesului verbal de predare-primire premiu); adresa email (in cazul in care castigatorul alege aceasta metoda de transmitere a linkului securizat pentru colectarea de informatii necesare procesului de validare); CNP -va fi prelucrat in vederea indeplinirii de catre Organizator a obligatiilor prevazute de Codul Fiscal, mai precis de completarea declaratiei 205 – Declaratia informativa privind impozitul retinut pe veniturile cu regim de retinere la sursa, pe beneficiarii de venit, aplicabil castigatorilor premiilor peste 600 de RON; calitatea de castigator si premiul castigat.
Pentru premiile oferite pe loc, prin card razuibil, nu sunt prelucrate date cu caracter personal.
3. Scopul prelucrarii
Datele cu caracter personal ale participantilor la Campanie vor fi prelucrate de catre Organizator si prin intermediul Agentiei, in vederea:
(i) organizarii si desfasurarii Campaniei;
(ii) desemnarii, contactarii si validarii castigatorilor;
(iii) atribuirii premiilor si indeplinirii obligatiilor fiscale si financiar contabile ale Operatorului.
4. Temeiul juridic al prelucrarii
Datele vor fi prelucrate astfel:
- Datele furnizate de participanti si castigatori, in vederea inscrierii in Campanie (numarul de telefon, numarul bonului fiscal), validarii castigatorului si pentru livrarea premiului (nume, prenume, numar de telefon, adresa de livrare premiu, adresa email, semnatura, confirmare cu privire la varsta de cel putin 18 ani, imaginea integrala a bonului fiscal/facturii fiscale aferent/a inscrierii in Campanie - in masura in care constituie sau contine date cu caracter personal) sunt prelucrate in temeiul executarii unui contract (acceptarea termenilor si conditiilor Regulamentului Oficial si participarea la Campanie echivaleaza cu executarea unui contract).
- CNP-ul castigatorului premiului cu o valoare mai mare de 600 de RON este prelucrat in vederea efectuarii formalitatilor necesare pentru retinerea la sursa si plata impozitelor aferente castigului – temeiul prelucrarii este obligatia legala.
- Publicarea listei castigatorilor premiilor pe site-ul https://www.regulamentepromotii.ro/, este efectuata in temeiul obligatiei legale a Operatorului de a publica astfel de liste, potrivit legislatiei privind organizarea de promotii si concursuri/loterii publicitare.
- Inregistrarea si stocarea convorbirilor telefonice care contin date personale ale castigatorilor la Campanie se vor realiza in temeiul interesului legitim al Operatorului, in vederea verificarii modului de comunicare cu participantii pentru procesul de validare si inmanare a premiilor, precum si pentru a se asigura ca relationarea cu participantii la concurs este gestionate in mod adecvat.
- Pastrarea datelor ulterior incheierii Campaniei si inmanarii premiilor reprezinta o prelucrare in temeiul interesului legitim al Operatorului, pentru a putea dovedi desfasurarea Campaniei si acordarea premiilor, precum si in temeiul obligatiilor legale aferente legislatiei financiar- contabile ce impune pastrarea documentelor contabile pentru o anumita perioada.
5. Destinatarii datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal colectate in cadrul Campaniei de catre Organizator vor fi dezvaluite Imputernicitilor, societatii de curierat implicata in livrarea premiului Campaniei, precum si autoritatilor, in masura in care este necesar pentru respectarea obligatiilor legale de catre Organizator.
De asemenea, datele personale vor mai putea fi dezvaluite, numai in masura in care este necesar, urmatoarelor categorii de terti:
- Alte agentii sau furnizori de servicii contractati de Organizator sau de Imputernicit in vederea organizarii Campaniei, printre care:ASTINVEST COM S.R.L., cu sediul in judetul Maramures, localitatea Baia Mare, Str. Alexandru Odobescu nr. 2, inregistrata la Registrul Comertului cu nr. J24/177/1997, Cod Fiscal RO9250710, in calitate de subimputernicit, contractat de Imputernicit, care gestioneaza platforma de SMS.
- Societati care furnizeaza produse si servicii Organizatorului sau Imputernicitului in legatura cu organizarea Campaniei, inclusiv furnizori de sisteme IT si furnizorii de servicii de asistenta aferenti, inclusiv furnizorii de servicii de telecomunicatii, realizare copii de rezerva si recuperare in caz de dezastru, servicii de securitate informatica si alti furnizori de servicii externalizate, cum ar fi stocare ii afara spatiului de productie propriu si furnizori de servicii de stocare in sistem cloud;
- alte entitati, cum ar fi autoritati de reglementare, contabili, auditori, avocati sau alti experti externi, curieri implicati in livrarea premiului etc, in cazul in care activitatea lor necesita aceste informatii.
Tertii carora le sunt transmise sau puse la dispozitie informatiile personale ale Participantilor, in temeiul paragrafului de mai sus, sunt limitati (prin lege si prin contract) cu privire la modul in care pot folosi datele. Organizatorul se asigura ca orice terti, carora le sunt divulgate voluntar date cu caracter personal, sunt supusi obligatiilor de confidentialitate si securitate in acord cu prezenta nota de informare si legislatia aplicabila (pentru evitarea dubiilor, acest lucru nu se poate aplica acolo unde divulgarea nu este o decizie voluntara).
Cu exceptia celor detaliate mai sus, Organizatorul nu va divulga vreunui tert vreo parte din datele personale prelucrate in legatura cu Campania, fara a anunta persoanele vizate, sau, daca este cazul, fara a obtine in prealabil consimtamantul acestora.
6. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal ale Participantilor declarati necastigatori vor fi stocate de catre Operator si/sau Imputernicit timp de 60 de zile de la incheierea Campaniei. Dupa trecerea acestui termen, datele vor fi distruse, acestea nefiind utilizate in niciun alt scop, pana la momentul distrugerii acestora, exceptand participarea la prezenta Campanie.
Datele cu caracter personal ale castigatorilor vor fi stocate de catre Operator conform prevederilor legale aplicabile in materie financiar-contabila, respectiv 10 (zece) ani de la data incheierii exercitiului financiar in care au fost atribuite premiile.
La expirarea perioadei de stocare a datelor cu caracter personal, Operatorul va sterge/ distruge aceste date de pe mijloacele de prelucrare si stocare, impunand imputernicitilor sai obligatii similare.
Listele cu castigatori publicate pe site-ul https://www.regulamentepromotii.ro/ vor fi mentinute publice pentru o perioada de cel mult 60 de zile.
7. Drepturile persoanelor vizate
In vederea asigurarii unei prelucrari echitabile si transparente, Participantii beneficiaza conform legii de urmatoarele drepturi:
(i) dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal: persoanele vizate pot solicita informatii legate de datele personale pe care Operatorul si imputernicitii le detin despre acestea, inclusiv informatii legate de categoriile de date prelucrate, pentru ce sunt folosite acestea, si cui sunt divulgate aceste date, daca este cazul.
La cerere, persoanelor vizate le poate fi oferita o copie a datelor personale prelucrate in legatura cu Campania. Daca sunt solicitate mai multe copii ale datelor personale, Operatorul isi rezerva dreptul de a percepe o taxa rezonabila bazata pe costurile administrative.
(ii) dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal: persoanele vizate pot obtine rectificarea datelor personale pe care Operatorul si/sau imputernicitii le prelucreaza in legatura cu Campania. Operatorul si imputernicitii depun eforturi rezonabile pentru a mentine datele personale corecte, complete, actualizate si relevante, pe baza celor mai recente informatii de care dispun;
(iii) dreptul de a solicita stergerea datelor cu caracter personal: persoanele vizate pot solicita stergerea datelor personale prelucrate de Operator sau imputerniciti in legatura cu Campania. Operatorul si imputernicitii trebuie sa se conformeze acestei solicitari, daca:
• datele personale nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate;
• persoana vizata se opune prelucrarii din motive legate de situatia sa particulara;
• datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
• datele personale trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale care ii revine Operatorului;
cu exceptia cazului in care datele sunt necesare:
a) pentru exercitarea dreptului la libera exprimare si la informare;
b) pentru conformarea de catre Operator cu o obligatie legala;
c) in scopuri de arhivare in interes public, stiintific sau pentru studii istorice sau in scopuri statistice; sau
d) pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
(iv) dreptul la restrictionarea prelucrarii: persoanele vizate pot obtine restrictionarea prelucrarii datelor personale, in cazul in care:
• contesta corectitudinea datelor personale, pentru perioada de care este nevoie pentru a verifica corectitudinea,
• prelucrarea este nelegala si solicita restrictionarea prelucrarii in locul stergerii datelor personale,
• nu mai avem nevoie de datele personale dar persoana vizata le solicita pentru stabilirea, exercitarea sau apararea pretentiilor legale, sau
• persoana vizata are obiectii legate de prelucrare, pentru perioada necesara pentru a verifica daca motivele intemeiate ale Operatorului prevaleaza.
(v) dreptul la obiectie: persoanele vizate pot obiecta – in orice moment la prelucrarea datelor personale din motive legate de situatia acestora particulara, cu conditia ca prelucrarea sa nu se bazeze pe consimtamantul persoanei vizate ci pe interesele legitime ale Operatorului sau ale unei terte parti. In acest caz, datele personale nu vor mai fi prelucrate, cu exceptia cazului in care: (i) Operatorul poate dovedi motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevaleaza asupra intereselor, drepturilor si libertatilor persoanei vizate sau (ii) sau in cazul in care scopul este constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta. Persoanele vizate, care obiecteaza la prelucrare, sunt rugate sa specifice daca doresc, de asemenea, ca datele personale sa fie sterse.
(vi) dreptul de a depune o reclamatie: persoanele vizate pot depune reclamatii la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal prin intermediul procedurii disponibile pe site-ul ANSPDCP, www.dataprotection.ro.
De retinut:
Perioada de timp: Termenul de raspuns pentru solicitarile persoanelor vizate este de 30 de zile, ce poate fi prelungit, in cazul unor motive specifice legate de anumite cerinte legale sau de complexitatea cererii, cu o perioada suplimentara de 2 luni.
Restrictionarea accesului: In anumite situatii, accesul la toate sau o parte a datelor personale poate fi restrictionat din cauza unor cerinte legale. In cazul unui astfel de refuz cu privire la cererea de acces, vor fi comunicate motivele refuzului.
Imposibilitatea identificarii: In anumite cazuri, persoanele vizate nu pot fi identificate in baza elementelor de identificare furnizate in cerere. In astfel de cazuri, daca persoana nu poate fi identificata drept persoana vizata, Operatorul nu poate da curs solicitarii respectivei persoane, cu exceptia cazului in care ofera Operatorului informatii suplimentare care sa permita identificarea.
Exercitarea drepturilor: Participantii isi pot exercita drepturile mentionale anterior fie printr-o cerere scrisa, datata, semnata si adresata Organizatorului la adresa str. Barbu Vacarescu nr. 201, Globalworth Tower, etaj 12, sectorul 2, Bucuresti, fie prin transmiterea acesteia la adresa de e-mail privacy.romania@ferrero.com
8. Securitatea datelor cu caracter personal
Organizatorul implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate in vederea asigurarii unui nivel de securitate corespunzator datelor cu caracter personal apartinand participantilor la Campanie. Organizatorul va impune oricaror imputerniciti obligatii similare. La evaluarea nivelului adecvat de securitate se va tine seama in special de riscurile prezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal, generate in special, in mod accidental sau ilegal, de distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizata sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate.
In procesul de furnizare a datelor cu caracter personal catre Organizator si Imputerniciti, informatiile personale pot fi transferate de catre persoanele vizate prin internet. Desi Organizatorul depune eforturi sustinute pentru a proteja informatiile personale ce ii sunt puse la dispozitie, schimbul de informatii prin intermediul unei conexiuni la internet nu este in totalitate sigur. Prin urmare, Operatorul nu poate garanta securitatea informatiilor personale transmise prin internet. Odata primite aceste informatii, Operatorul va utiliza proceduri stricte si metode de securitate pentru a impiedica accesul neautorizat la acestea.
9. Modificarea informarii privind prelucrarea datelor cu caracter personale
Organizatorul are dreptul de a modifica prezenta Anexa nr. 1 la Regulamentul Oficial oricand pe durata desfasurarii Campaniei, in cazul in care identifica masuri mai eficiente pentru protejarea si securizarea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate si fara a afecta drepturile si libertatile acestora. Orice astfel de modificare va fi publicata in prealabil (cu cel putin o zi inainte) pe site-ul https://www.regulamentepromotii.ro/, respectiv va fi adusa la cunostinata Participantilor prin aceleasi mijloace prin care au fost incunostintate cu privire la Regulamentul Oficial al Campaniei.
10. Alte prevederi
Datele personale ale Participantilor la Campanie vor fi prelucrate in conformitate cu legislatia aplicabila in domeniul protectiei datelor cu caracter personal, in mod particular in conformitate cu prevederile Regulamentului European nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date.
